वि.प.स. बैठक आयोजित करने के उद्देश्य से निम्नलिखित सूचना प्रस्तुत करनी अपेक्षित है :-
वि.प.स. जांच सूची –प्रपत्र-क
रिक्तियों के उत्पन्न होने का विवरण
प्रकाशित रिक्तियों का विवरण दिया जाना है।
प्रतिनियुक्ति द्वारा सृजित पद/रिक्ति के गए सृजन के प्रत्येक मामले में आदेश की प्रति दी जानी चाहिए।
अवर सचिव/उपसचिव द्वारा विधिवत हस्ताक्षरित वि.प.सं. के लिए टिप्पण।
अद्यतन अधिसूचित भर्ती नियमों की प्रति
वरिष्ठता सूची प्रपत्र ग : का.एवं प्र.वि. के दिनांक 10.4.1989 के का.ज्ञा.सं. 22011/5/86-स्था.(घ) की शर्तों के अनुसार।
परिपत्र जिसमें यह दर्शाया गया हो कि सूची परिचालित कर दी गई है।
बढ़ोतरी/घटाव प्रपत्र-ग (क) अलग से दर्शाया जाना चाहिए।
वरिष्ठता सूची से संबंधित किसी भी मुकदमे के विषय में सूचित किया जाना चाहिए।
वरिष्ठता सूची कम से कम अवर सचिव के स्तर के अधिकारी द्वारा प्रमाणित की जानी चाहिए।
सं.लो.से.आ. की संदर्भ संख्या, जिसके तहत अधिकारियों को नियुक्त/अनुशंसित किया गया, प्रदान की जानी चाहिए।
पात्रता सूची
यदि एक वर्ष से अधिक के लिए पैनल तैयार किए जाने हैं, वर्ष-वार पात्रता सूची उपलब्ध कराई जानी चाहिए।
यदि सीधी भर्ती के लिए निर्धारित शैक्षिक योग्यता पदोन्नत होने वाले व्यक्तियों पर भी लागू होती है, पात्रता सूची में शामिल सभी अधिकारियों की शैक्षिक योग्यता का उल्लेख किया जाना चाहिए।
यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि निर्णायक तिथि को अपने पद पर बने हुए सभी अधिकारियों (उस समय सेवानिवृत्त/मृत अधिकारियों समेत) को पात्रता सूची में शामिल किया जाना चाहिए, यदि वे विचार क्षेत्र में आते हों।
आरक्षण स्थिति का स्पष्ट उल्लेख करें। अ.जा./अ.ज.जा./रिक्तियों को भरने के संबंध में संपर्क अधिकारी से एक प्रमाण पत्र।
वा.गो.रि.
पात्रता सूची में शामिल सभी अधिकारियों की मूल वा.गो.रि. अग्रेषित की जानी चाहिए।
यदि किसी अधिकारी की वा.गो.रि. उपलब्ध नहीं हैं, अनुपलब्धता के कारण दर्शाते हुए वा.गो.रि. न लिखे जाने संबंधी प्रमाण पत्र उपलब्ध कराया जाना चाहिए।
वा.गो.रि. की वर्ष-वार उपलब्धता को दर्शाने वाला प्रत्येक अधिकारी का विस्तृत विवरण- प्रपत्र-घ
का.एवंप्र.वि. के दिनांक 10.4.1989 के का.ज्ञा.सं.22011/5/86-स्था (घ) की शर्तों के अनुसार सत्यनिष्ठा प्रमाण पत्र, जो कम से कम उप सचिव रैंक के किसी अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित हो।
का.एवं प्र.वि. के दिनांक 14.9.1992 के का.ज्ञा.सं.22011/4/91- स्था.(क) की शर्तों के अनुसार सतर्कता निकासी- प्रपत्र-ड.
पिछले दस वर्षों का शास्ति विवरण – प्रपत्र-च
पिछली वि.प.स. की सं.लो.से.आ. संदर्भ सं. इस प्रमाण पत्र के साथ दी जानी चाहिए कि पूर्व पैनल में कोई अधिकारी शेष नहीं है।
संयुक्त सचिव/अवर सचिव या समकक्ष द्वारा पूर्णता प्रमाण पत्र।
समीक्षा वि.प.स.
क्या अदालती आदेश/निर्णय जिसके आधार पर समीक्षा वि.प.स. प्रस्तावित की गई है, की प्रति प्रस्तुत की गई है।
क्या समीक्षा की आवश्यकता प्रकट करने वाले आदेश (वरिष्ठता में संशोधन/प्रतिकूल टिप्पणियां हटाने आदि) की प्रति प्रस्तुत की गई है।
समीक्षा के कारण स्पष्ट करते हुए वि.प.स. के लिए विस्तृत नोट प्रस्तुत किया गया है।
क्या भर्ती नियमों की समीक्षा का. एवं प्र.वि. के दिनांक 25.5.98 के का.ज्ञा.सं. एबी-14017/2/97-स्था.(भ.नि.) के साथ पठित का. एवं प्र.वि.के दिनांक 18.3.1988 के का.ज्ञा.सं. ए बी 14017/12/87 की शर्तों के अनुसार की गई है।
